Comment comptabiliser les dépenses liées aux travaux d’entretien de vos locaux professionnels ?

S’agit-il d’une charge ou d’une immobilisation ? Déterminer la nature comptable des travaux d’entretien et de réparation des locaux professionnels est plus complexe qu’il n’en a l’air. Il nécessite un raisonnement subtil de la part de l’équipe comptable. Le mode de détention du local, la nature des travaux, les objectifs de l’entretien ou de la réparation… Tout cela entre en ligne de compte pour classer l’opération.

Aussi, pour éviter une erreur qui affecte directement le résultat de l’entreprise, nous vous proposons de faire un tour d’horizon sur le sujet.

L’accompagnement d’un expert-comptable pour la gestion comptable et financière de l’entreprise

Paris dispose d’un grand dynamisme économique. Si votre entreprise y est implantée, il vous sera d’autant plus facile de trouver un professionnel à qui vous pourrez confier toutes les questions techniques en rapport avec votre comptabilité. À ce titre, l’expert comptable en ligne peut vous aider dans la tenue de vos comptes selon les règles et les normes applicables. Mieux encore, il vous accompagne dans la gestion financière et stratégique de votre société grâce à son équipe de professionnels qualifiés et de nombreux outils digitaux. La disponibilité en ligne de ses services lui permet d’accompagner les entreprises implantées partout en France.

Dans la question qui nous préoccupe, trouver un professionnel qui comprend l’importance des travaux d’entretien au sein de l’entreprise est primordial. L’expertise de son équipe et la performance de ses logiciels comptables vous offrent de nombreux avantages.

• Éviter les erreurs d’écriture : il allège votre équipe d’une charge de travail qui peut conduire à une mauvaise interprétation des données comptables.
• Gagner du temps : la saisie automatique, la synchronisation et la dématérialisation des données accélèrent le processus comptable.
• Gagner en efficacité : les outils numériques vous donnent une visibilité en temps réel de la situation financière de votre entreprise. Ce qui vous permet d’avoir des indicateurs de suivi précis pour optimiser la gestion de cette dernière.
• Bénéficier d’une optimisation fiscale : l’expert-comptable vous aide à identifier les travaux qui constituent une charge déductible d’impôt.
• Économiser : externaliser votre comptabilité vous permet de bénéficier de meilleurs services aux meilleurs prix.

Le mode de détention des locaux professionnels

Pour les entreprises individuelles, les EURL et les SASU, il est fréquent que le dirigeant de l’entreprise soit également le propriétaire du local professionnel. Pour enlever toute ambiguïté, il convient de nous intéresser au mode de détention du local professionnel, car il peut impacter le traitement comptable et fiscal des travaux effectués. Pour cela, il faut distinguer 2 modes de détention d’un local professionnel :

Cas du local professionnel détenu par l’entrepreneur lui-même

Lorsque l’entrepreneur, chef d’entreprise, détient le local, il dispose deux choix :

• Conserver le bien immobilier dans son patrimoine et louer le local à son entreprise. Dans ce cas, pour comptabiliser les travaux, il faut qu’ils aient été réalisés dans le strict intérêt de l’exploitation de l’activité professionnelle. Il faut également qu’ils soient effectués dans le strict respect des contrats de bail.
• Inscrire le local dans l’actif du bilan de l’entreprise. Cette option permet à l’entrepreneur d’amortir le bien immobilier et de déduire de son résultat l’ensemble des charges d’entretien et de réparation.

Cas du local détenu par un tiers extérieur (personne physique ou morale)

Dans le cadre d’un local loué, le contrat de bail commercial prévoit deux grands types de travaux à la charge de l’entreprise locataire.

• L’obligation de maintenir l’immeuble en bon état : les dépenses de réparation et d’entretien sont comptabilisées comme des charges. Elles sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise au titre de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées.
• L’entretien qualifié de « constructions ou aménagements sur sol d’autrui » : ce sont des immobilisations qui doivent être inscrites à l’actif du bilan.

La comptabilisation en charge ou en immobilisation des dépenses liées aux travaux d’entretien et de réparation

Voici les grands principes de classification des dépenses liées aux travaux :

• Elles doivent être comptabilisées en tant que charges lorsqu’elles ont pour but de maintenir une immobilisation en état de marche pendant la durée d’utilisation prévue initialement.
• Elles doivent être enregistrées en immobilisation lorsqu’elles permettent d’augmenter la durée de vie de l’immobilisation pour une période supérieure à 12 mois.

Le tableau suivant montre la distinction à faire selon la nature des travaux.

L’enregistrement comptable des dépenses courantes d’entretien et de maintenance

Vous débitez :

• Le compte 6152 « Entretien et réparation sur bien immobilier »
• Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services ».

Vous créditez :

• Le compte 401 « Fournisseur ».

Cas particulier des dépenses liées à un gros entretien ou à une grosse réparation

Ces dépenses doivent faire partie des charges déductibles même s’il est possible de les inscrire au passif de l’entreprise. Elles peuvent être comptabilisées suivant deux approches différentes :

• L’approche par composant : si le composant du bien est amorti séparément, la dépense peut être comptabilisée sur le compte 675 « Valeur nette comptable des immobilisations cédées ».
• L’approche par provision (vous anticipez la dépense en constituant une provision pour gros entretien). Lorsque les dépenses sont échues, voici ce qu’il faut faire :
• vous débitez le compte 6815 « Dotation aux provisions pour risques et charges d’exploitation,
• vous créditez le compte 1572 « Provision pour gros entretien ».

Pour conclure, l’enregistrement comptable des dépenses liées aux travaux d’entretien des locaux est complexe, surtout pour les entreprises individuelles. La collaboration avec un professionnel de la comptabilité est fortement conseillée.